Att boka konferens - hur gör man?

En checklista på vad ni bör tänka på innan ni bokar, efter att ni har bokat, under och efter mötet. Följer man denna lista är det lättare att få ut det bästa av mötet, vare sig det handlar om hårda förhandlingar eller en avslappnad kickoff. Pricka av alla punkter eller välj punkter som passar! Ladda ner checklistan som pdf>>

Syfte
Vad vill ni få ut av mötet?

När – Var – Hur
Vilket datum?
Vilken typ av konferensanläggning?
Tips!
Visning. I vissa fall är det bra att åka och titta på konferensanläggningarna innan man bestämmer sig vilken man ska boka. 
Transport?
Hur kommer deltagarna tillkonferensanläggningen? 
Talare
Ska ni ha en extern talare på mötet?
Aktivitet/Samvaro?
Tänk på att den sociala biten är viktig. Se till att det finns informell tid, det är då gemenskap och teamkänsla byggs upp.
Offerter
Vad ingår i priset? Skillnaden i pris kan bero på allt från hur många rätter som ingår i middagen till standard på anläggningen. Ibland kan även läget (nära flygplats, innerstad etc.) ha stor betydelse på priset.
Avbokningsregler
Ta alltid reda på vad konferensanläggningen har för avbokningsregler, många följer SHRs regler men inte alla.

Detaljer 
• Hur många ska delta på mötet?
• Finns det daggäster med på mötet?
• Externa talare (även de ska räknas in antalet)?
• Är någon deltagare allergisk och mot vad?
• Är någon vegetarian eller vegan?
• Betalning? Hur vill ni att debiteringen ska ske? Ska allt faktureras? Ska deltagarna betala något själv?
• Ska delar av arrangemanget faktureras till deltagarna och resten till företaget?
• Får vin och andra alkoholhaltiga drycker gå på den totala fakturan eller ska var och en betala det själv?

Mötesdokumentationen?
Vem sköter dokumentation, hur ska mötet dokumenteras och spridas till deltagarna?

Uppföljning
Kommer deltagarna ihåg vad ni pratade om/kom fram till eller kommer de bara ihåg den goda smörgåsen ni fick första dagen? Vänta inte för länge med att skicka ut dokumentationen!

Möblering
Här är de vanligaste möbleringar.